A Comunicação não pode ser excluída de nenhuma estrutura organi-zacional, pois é ela quem cria toda uma rede de relacionamentos que vão influenciar sobremaneira o desenvolvimento das organizações. Em suma, pode-se afirmar que a comunicação é um processo intrínseco as Instituições e é responsável por consolidar e manter uma imagem positiva das mesmas junto à sociedade, gerando uma relação amigável e proveitosa de onde advirão elementos para o sucesso da missão proposta.
A comunicação é uma das principais ferramentas do marketing. As empresas com fins lucrativos costumam utilizar a comunicação para estimular vendas, motivar consumidores, melhorar a imagem de sua marca junto ao público em geral e envolver os distribuidores.
O sistema de comunicação de uma organização é bastante complexo. Quanto maior a diversidade de públicos com os quais a organização quiser se comunicar, mais complexo será este sistema.
A comunicação pode consumir recursos financeiros significativos e, desta forma, deve ser planejada criteriosamente para que a organização obtenha os resultados desejados.
De acordo com Juan E. Diaz Bordenave a comunicação serve para que as pessoas se relacionem entre si, transformando-se mutuamente e a realidade que as rodeia.
Existem algumas etapas que são fundamentais no desenvolvimento de uma comunicação eficaz:
Identificação do público alvo
Envolvendo não apenas a determinação de quem são as pessoas com as quais queremos nos comunicar, mas também uma avaliação de todo o conjunto de crenças e atitudes destas pessoas e da imagem que têm da nossa organização.
Determinação dos objetivos da comunicação
O que se deseja comunicar para cada um dos públicos selecionados
Elaboração da mensagem
Conteúdo, estrutura e formato.
Seleção dos meios de comunicação
A comunicação pode ser pessoal - face-a-face, por telefone, por e-mail - ou através de mídias (propaganda, relações públicas, marketing direto), eventos e outras atividades. Cada meio de comunicação traz um benefício. Cada um deles tem um custo diferente. Somados, proporcionarão um impacto maior do que se utilizados separadamente.
Medir os resultados do sistema de comunicação
Avaliar o impacto que o plano de comunicação gerou no seu público de interesse, quanto custou, o que poderia ser melhorado e efetuar os ajustes para o ano seguinte a fim de explorar ao máximo a potencialidade desta ferramenta do marketing.
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